Imagínese, si quiere (o no porque ya está aquí), que la cantidad de trabajo por hacer era grande y abrumadora. Visualice tratando de entenderlo organizando la información, clasificándola por prioridad y fecha de vencimiento, y finalmente poniendo orden en su caos. Ese es el objetivo de un buen sistema de gestión de tareas. En el mejor de los casos, funcionan sin problemas y se desvanecen en un segundo plano.

Ese no es el caso de MeisterTask, que exige tanta atención que se siente como un proyecto adicional por sí solo. Hay tantos pequeños detalles y funciones confusos que no funcionan bastante tan bien como yo quería que lo hicieran. Utilizar el software en todo su potencial habría requerido mucho más trabajo, en lugar de menos.

¿Qué es MeisterTask?

El software de productividad es un mercado abarrotado, con opciones gratuitas y de pago que incluyen Trello, Asana, Monday, Airtable“, y más. MeisterTask se posiciona como un competidor de Trello y, en la superficie, está claro por qué. El sistema de estilo kan-ban utiliza tarjetas para realizar un seguimiento de las tareas, que se pueden mover horizontalmente a través de columnas en un tablero de proyecto. La versión básica es gratuita e incluye 3 proyectos con miembros ilimitados. La versión Pro, si se paga anualmente, funciona. Las funciones más avanzadas se desbloquean en un nivel empresarial, que cuesta $ 20,75 mensuales por usuario. Trello’s cuesta $ 10 mensuales por usuario (nuevamente, cuando se factura anualmente).

Los títulos de columna predeterminados son “Abierto”, “En curso” y “Listo”. Sugiere que un flujo de trabajo de software de estilo ticket es para lo que está optimizado MeisterTask. Haga clic en el ícono + para agregar una tarea, que puede personalizar con notas, fechas de vencimiento, listas de verificación y más. El nivel gratuito de MeisterTask se integra con dos de los siguientes tres servicios: iCalendar, Harvest y Zapier. No funcionará bien con Slack hasta al menos el nivel Pro. Las funciones adicionales disponibles en el nivel Business Class de Trello lo convierten en un mejor valor que el nivel Pro de MeisterTask. Obtienes mucho por los $ 21 adicionales al año por persona. Los dos servicios están en una carrera armamentista con características, por lo que la mayoría de ellos están disponibles en cualquiera de las plataformas. Es probable que la decisión se reduzca al precio y a qué servicio se siente más fácil de usar por completo.

Mi primer momento “WTF” llegó cuando me di cuenta de que se supone que debes marcar la tarjeta como hecha. Si lo hace, lo marcará como “completado” con una marca verde. En ese caso, no parece haber un propósito para la columna “Listo”. Y la tarea completada no cae al final de las tarjetas de la lista de tareas pendientes. En cambio, estoy mirando la información duplicada que abarrota mi lista.

Ser capaz de marcar una tarjeta como completa me hace querer usarla para proyectos más grandes (como una historia) en lugar de tareas más pequeñas (“programar una entrevista”). Sin embargo, no puedo poner fechas de vencimiento en los elementos de la lista de verificación de una tarjeta, ni fijarlos en ningún lugar (más sobre eso más adelante).

La terminología puede ser … confusa

Paso mucho (¿demasiado?) Tiempo pensando en herramientas de gestión de proyectos, y últimamente me he tropezado repetidamente con la distinción entre un proyecto y un tarea. Es una línea difusa que MeisterTask difumina aún más.

Lo que Trello llama “tableros”, MeisterTask denomina “proyectos”. Seamos precisos aquí: son tableros, y el término neutral no lo prepara para usarlos de cierta manera. Dado que Trello nombró sus características primero, MeisterTask está bloqueado. Desafortunadamente, marcó la diferencia para mí. Si hago un tablero para cada proyecto actualmente en mi radar, tendré casi 20. No todos los proyectos se asignan perfectamente a la jerarquía basada en tarjetas. A veces quiero notas generales fuera de las tareas pendientes. es excepcionalmente útil en este sentido. Puede tener un “área de proyecto” con notas generales y subproyectos anidados ordenadamente debajo de ella.

Si sé que necesito programar una entrevista para el viernes, esa debe ser una tarjeta en MeisterTask con una fecha de vencimiento. Si es parte de una sola historia, ¿cuál es la unidad del proyecto? ¿Cada lista en un tablero de proyecto es una historia? Entonces perdí el beneficio visual de usar una herramienta de estilo kan-ban. ¿Cada tablero de proyecto es una historia? Probablemente no tenga suficientes tareas para completar las columnas. Si cada tarjeta es una historia (MeisterTask las llama tareas, mi cerebro se está rompiendo), entonces no puedo poner fechas de vencimiento en los pasos intermedios en la lista de verificación de la tarjeta. Tendré que rastrear esa fecha límite en otro lugar.

Traté de reflejar mi configuración de Trello en MeisterTask, pensando que sería una comparación justa, pero nunca pude lograr que se mantuviera. Finalmente, me di cuenta de que el problema estaba en las funciones adicionales que tiene MeisterTask y que Trello no tiene.

La clave de la productividad real es averiguar Cuándo vas a hacer el trabajo. Esta es una combinación de su calendario y su lista de tareas pendientes, y es donde las cosas realmente brillan. El bloqueo de tiempo es cuando miras tu día y colocas tus tareas en el tiempo disponible. Ahora sabe no solo lo que debe hacerse, sino también cuándo se está logrando.

MeisterTask tiene una característica como esta, pero su naturaleza parcial lo hace peor que no tenerlo en absoluto. En la pantalla de inicio tiene listas generales (por ejemplo, Próximas o Esperando), donde puede anclar tareas importantes desde cualquier tablero de proyecto. Desafortunadamente, depende de usted hacer esto además de haber ingresado la información en las tarjetas. La necesidad de recordar encender la función introduce una incertidumbre suficiente como para que ya no pueda confiar en ella.

Cuando se suponía que iba a hacer mi vida más fácil, MeisterTask me pidió más de lo que tenía para dar.

Por el contrario, Things rellena automáticamente su lista de “próximos” en función de los plazos que ha asignado a sus tareas. Se mueven a la lista “Hoy” cuando vencen, o el día que ha programado usted mismo para trabajar en ellos. Es elegante y sencillo. Para replicar esto en MeisterTask, tendría que anclar y desanclar tareas individualmente, revisando todas mis fechas de vencimiento en cada tarea en cada proyecto.

Inconvenientes pequeños, pero significativos

No está claro quién es el dueño de las tareas: Las tareas tampoco se consideran automáticamente mías a menos que me las asigne, una extraña manifestación de ser mi propio jefe. Incluso cuando se trabaja en un equipo en el que se pueden asignar tareas, prefiero que sean las predeterminadas para la persona que las creó. Dejarlos “sin asignar” solo los mantiene ocultos.

El seguimiento del tiempo puede ser engañoso: La característica más enloquecedora y absurda de MeisterTask es el aviso “Tiempo para completar”, seguido de cerca por un mensaje que indica cuántas personas “contribuyeron”. La primera función registra el tiempo entre el momento en que creó la tarjeta y el momento en que la marcó como completada. No tiene nada que ver con la cantidad real de tiempo que le tomó hacer el trabajo, y puedo ver fácilmente que los gerentes utilizan esta vigilancia de la productividad de manera idiota. Por ejemplo, agregar una tarea de dos horas que no necesita hacer hasta el próximo mes hará que parezca que pasó semanas en ella, lo que lo desanimará de agregarla por adelantado.

Si realmente desea saber cuánto tiempo le llevan las tareas o cuánto tiempo dedica a los proyectos, use un cronómetro o un software de seguimiento del tiempo como. Si solo desea ver que algo ha sido abandonado, Trello tiene una función que hace que las tarjetas se vean viejas y quebradizas cuando se han sentado demasiado tiempo. Es un útil recordatorio visual de que algo está languideciendo y puede apagarlo.

Intenta determinar quién recibe “crédito” por las tareas: No puedo comprender la arrogancia necesaria para agregar una función de contribución a un software como MeisterTask. La mayor parte del trabajo se llevará a cabo necesariamente fuera de la herramienta que está utilizando para realizar un seguimiento del trabajo, por lo que esta función está lista para pasar por alto el trabajo de las personas y dar crédito donde no es debido. Me imagino que fue creado con las mejores intenciones, pero aquí están muy lejos de la base. Dada la amplia evidencia de que lo que se mide se gestiona, esta característica es irresponsable.

La línea de fondo

No puedo decirle definitivamente si MeisterTask funcionará para usted. Francamente, las probabilidades son bastante buenas: tiene muchas características e integraciones valiosas y cada herramienta se siente más cómoda con la práctica. Si una empresa cambiara a ella, los empleados se adaptarían, porque tendrían que hacerlo.

Sin embargo, ese sentimiento inicial de abrumador es algo que no pude dejar de lado. Cuando se suponía que iba a hacer mi vida más fácil, MeisterTask me pidió más de lo que tenía para dar.